Auto Sport Adria: event management iza iskustva na cesti
Najbolji event management često je dio događaja koji nitko ne primijeti.
Sudionici vide automobile, rutu, lokacije i iskustvo koje će pamtiti. Službeni medijski tim vidi kadrove koje treba uhvatiti. Partneri vide događaj koji predstavlja njihov brend.
Iza svega toga nalazi se velik broj ljudi, vozila, informacija i odluka koje u svakom trenutku moraju biti usklađene.
Na Auto Sport Adria eventu zadatak GOF agencyja bio je upravo to – povezati sve operativne dijelove događaja i osigurati da program prolazi bez nepotrebnih zastoja i poteškoća.
Događaj koji se neprestano kreće
Automobilski event na otvorenoj cesti bitno se razlikuje od događaja koji se cijeli dan odvija na jednoj lokaciji.
Produkcija se kreće zajedno sa sudionicima. Automobili polaze, zaustavljaju se i ponovno ulaze na rutu. Lokacije se mijenjaju, medijski tim mora biti korak ispred programa, a svako kašnjenje može utjecati na sve što slijedi.
Zbog toga se plan ne može sastojati samo od satnice.
Potrebno je istodobno pratiti kretanje vozila, dolaske i odlaske, spremnost lokacija, pozicije timova, potrebe sudionika i sve promjene koje se pojavljuju tijekom dana.
Naša je uloga bila pretvoriti plan u funkcionalan događaj u stvarnom vremenu.
Event management i operativno vođenje
GOF agency bio je zadužen za event management u suradnji s ASA timom i svakodnevnu operativnu koordinaciju događaja.
To je uključivalo komunikaciju između uključenih timova, praćenje satnice, koordinaciju kretanja vozila i rješavanje situacija koje se tijekom ovakvog događaja mogu pojaviti bez najave.
Kod automobilskog eventa svaka odluka utječe na više dijelova produkcije. Promjena vremena polaska mijenja dolazak na sljedeću lokaciju, raspored snimanja, poziciju medijskog tima i vrijeme dostupno za ostatak programa.
Zadatak event managementa zato nije samo reagirati kada nastane problem. Važnije je prepoznati ga dovoljno rano da ga sudionici nikada ne osjete.
Koordinacija event flote
Dio našeg angažmana odnosio se i na operativnu podršku na lokacijama, s naglaskom na preuzimanje vozila, sigurno parkiranje te dovođenje i usmjeravanje sudionika kroz cijeli proces dolaska i kretanja na eventu.
To je uključivalo:
preuzimanje i organizaciju dolazaka vozila na lokacijama
osiguravanje sigurnog i pravilnog parkiranja flote
usmjeravanje i asistenciju sudionicima pri dolasku i kretanju
koordinaciju protoka vozila i ljudi na terenu
podršku produkciji u održavanju reda i ritma događaja
brzu reakciju na promjene i situacije na lokaciji
Cilj je bio osigurati da svaka lokacija funkcionira glatko, bez zastoja i konfuzije, te da se sudionici mogu u potpunosti fokusirati na iskustvo događaja.
Audi RS3 s 550 KS u ulozi camera cara
Poseban dio angažmana bio je naš službeni camera car – Audi RS3 s 550 KS.
Automobil je tijekom događaja bio stavljen na raspolaganje službenom medijskom timu kako bi mogao pratiti flotu i snimiti dinamične kadrove u vožnji.
Camera car na ovakvom projektu mora biti dovoljno brz i prilagodljiv da zadrži planiranu poziciju, omogući medijskoj ekipi pravovremeno premještanje te prati ritam snažnih sportskih automobila uključenih u događaj.
RS3 je zato bio više od prijevoznog sredstva. Postao je mobilni dio produkcije koji je službenom medijskom timu omogućio da se približi akciji i zabilježi događaj iz perspektive koju nije moguće dobiti sa statične pozicije uz cestu.
S 550 KS na raspolaganju imao je performanse potrebne za praćenje flote, dok su praktičnost i kompaktne dimenzije omogućile jednostavno pozicioniranje između različitih točaka snimanja.
Rješavanje problema prije nego što postanu dio iskustva
Svaki događaj donosi nepredviđene situacije.
U automotive produkciji to mogu biti promjene u prometu, kašnjenja, različit tempo sudionika, potrebe pojedinih vozila, prilagodbe lokacija ili promjene plana medijskog tima.
Profesionalnost se u takvim trenucima ne pokazuje time da problema nema, nego načinom na koji se oni rješavaju.
Naš je posao bio donositi odluke brzo, ali bez stvaranja dodatnog pritiska za sudionike i ostale timove. Dok se operativni plan prilagođavao u pozadini, iskustvo događaja moralo je ostati povezano i prirodno.
Kada se Cars, Events i Media sustav susretnu na cesti
Auto Sport Adria predstavlja upravo onu vrstu projekta na kojoj se spajaju sva tri smjera GOF agencyja.
Cars donosi razumijevanje automobila, vozača i dinamike kretanja flote.
Events pretvara program u izvediv operativni sustav i povezuje ljude, lokacije i raspored.
Media prepoznaje što je produkcijskom timu potrebno kako bi događaj nastavio živjeti kroz fotografiju i video.
Posao koji se najbolje vidi kada izgleda jednostavno
Kada automobili stignu na vrijeme, medijski tim uhvati planirane kadrove, program teče bez velikih prekida, a sudionici se mogu posvetiti iskustvu, event management izgleda jednostavno.
U stvarnosti, iza takvog rezultata stoje priprema, stalna komunikacija i velik broj malih odluka donesenih tijekom cijelog dana.
